Besichtigungstour

Wir melden uns an als Rolf. Der ist Systemverwalter und darf deshalb alles. Wer es lieber in Französisch hat, wählt Romain.

Hauptbildschirm

Im Hauptbildschirm haben wir das Hauptmenü, eventuelle Willkommensnachrichten und dann das Dashboard, d.h. eine Serie von Tabellen mit diversen Daten. Das Dashboard ist konfigurierbar pro Benutzer.

Die Menüs „Buchhaltung“ und „Berichte“ kommen wahrscheinlich noch raus, weil Presto voraussichtlich nur VKR generiert und diese dann in einer externe Buchhaltung verarbeitet werden. Es wäre kein technischer Aufwand, die Buchhaltung mal kurz auszuprobieren (dazu müsste ich lediglich noch lino_xl.lib.finan und lino_xl.lib.bevats aktivieren)

Kontakte

Als Partner bezeichnen wir allgemein jede Einzelperson oder Gruppe, die als Geschäftspartner, Rechnungsempfänger oder sonstiger Kontakt fungieren kann. Jeder Partner kann unterschiedliche Rollen oder gar parallele Rollen je nach Auftragstyp oder Finalität einer Dienstleistung haben.

Die Datenbankstruktur unterscheidet fünf Partnerarten: Personen, Klienten**, Arbeiter, Haushalte und Organisationen. Klienten und Arbeiter sind eigentlch eine Unterart von Personen. Ein Klient oder Arbeiter ist immer auch eine Person. Eine gleiche physische Person kann theoretisch zugleich Kontaktperson einer Firma, Arbeiter und auch Klient sein. Der Unterschied zwischen Person, Arbeiter und Klient ist also lediglich Ansichtssache und man kann von einer Ansicht zur anderen wechseln („Ansicht als Person, Arbeiter [❌], Klient [❌]“).

Jede Person kann Kontaktperson für eine oder mehrere Organisationen sein und kann dort jeweils eine Funktion ausüben.

Pro Partner können mehrere Adressen hinterlegt werden. Eine davon sollte als primär markiert sein (nur diese Adresse wird tatsächlich benutzt). Mögliche Adressenarten können definiert werden (z.B. „Referenzadresse“ oder „Wohnsitz“). Auf „Adressen verwalten“ klicken, um diese Adressen zu bearbeiten.

Idem für Kontaktangaben (Telefon, GSM und E-Mail).

Pro Klient kann ein Grund der Anfrage (oder mehrere) angegeben werden im Panel Interessen (im Reiter „Klient“). Die Themen, für die sich ein Klient interessieren kann, sind konfigurierbar unter Konfigurierung ‣ Themen ‣ Themen. Falls nötig können diese Bezeichnungen und/oder ihre Einordnung geändert werden.

Damit die Suche und die familiäre Einschätzung einfacher ersichtlich wird, können für jeden Klienten auch deren Haushaltszusammensetzungen und familiäre Beziehungen erfasst werden.

Ein Haushalt ist eine informale Gruppe von Personen, die zusammen wohnen. Eine Person kann im Laufe der Zeit mehreren Haushalten als Mitglied angehören. Ein Haushalt sollte als primär markiert sein. Die Haushaltszusammensetzung zeigt alle Mitglieder des primären Haushalts.

Familiäre Beziehungen sind Beziehungen von Person zu Person, die unabhängig von der Wohnung existieren.

  • Beispiel : Kontakte ‣ Personen und nach Hubert Frisch suchen. Dennis Frisch Beziehungen anschauen und Mitgliedschaften korrigieren: Dennis ist Pflegekind (nicht Kind) in zwei Haushalten.

Die Einkommenskategorie eines Klienten bestimmt den Tarif, der für Arbeiten fakturiert wird.

  • Siehe Konfigurierung ‣ Produkte ‣ Preisregeln.

Termine

Ein Kalendereintrag ist, wenn zu einem bestimmten Zeipunkt (Datum und Uhrzeit Beginn und Ende) etwas stattfindet, das in unserem Kalender erwähnt werden soll.

Der Autor eines Kalendereintrags ist der administrative Mitarbeiter, der den Termin erstellt hat (manuell oder automatisch).

Ein Termin ist ein Kalendereintrag, den ein bestimmter Mitarbeiter mit einem bestimmten Klienten verabredet hat.

Zum Beispiel sind Urlaubstage oder Feiertage zwar Kalendereinträge, aber keine Termine.

Ein Einsatz ist ein Termin im Rahmen eines Auftrags, d.h. ein Kalendereintrag, der mit einem Auftrag verknüpft ist und bei dem ein oder mehrere Arbeiter anwesend sind. Die Arbeiter eines Einsatzes stehen im Panel „Anwesenheiten“ und werden dort automatisch auf Basis des Auftrags eingetragen.

Man kann in Lino auch unfakturierte Termine verwalten, d.h. die nicht mit einem Auftrag verknüpft sind (z.B. interne Besprechungen, Urlaubstage, sonstige Termine der Mitarbeiter, …). Generell könnte man für jeden Kalendereintrag Gäste bzw. deren Anwesenheiten erfassen (Gruppenkalender, Versammlungen oder Veranstaltungen planen…).

Ob ein fakturierbarer Termin bereits fakturiert ist, kann man im Detail dieses Termins (Reiter „Mehr“) sehen. Dort stehen sowohl Dienstleistungen als auch Nebenkosten,

Aufträge

Ein Auftrag ist, wenn man eine Serie von Einsätzen plant, bei denen eine Serie von Arbeitern eine bestimmte Aufgabe für einen bestimmten Klienten verrichtet. Die Serie von Einsätzen kann sich auf einen einzigen Einsatz beschränken. Die Serie von Arbeitern kann sich auf einen einzigen Arbeiter beschränken.

Ein Auftrag muss immer einem Klienten zugewiesen sein und kann optional einen anderen Partner als Rechnungsempfänger haben.

Jeder einzelne Einsatz hat eine Liste der anwesenden Arbeiter, die prinzipiell immer die Gleiche ist, sich unter Umständen jedoch von Mal zu Mal ändern kann.

Der Auftrag gilt als Grundlage für die Fakturierung. Ohne Auftrag keine Rechnung. Im Auftrag können neben den vorgesehenen Arbeitern auch Fahrtkosten und sonstige planbare Nebenkosten erfasst werden, die pro Einsatz fakturiert werden.

Aufträge sind in Journale gruppiert. Ein Journal ist eine Serie von chronologisch geordneten und durchlaufend nummerierten Dokumenten.

Um die verschiedenen Tätigkeitsbereiche des Betriebs zu differenzieren, kann der Systemverwalter Teams konfigurieren.

Pro Journal kann man definieren, welches Team für die Aufträge in diesem Journal zuständig ist. Eventuell können mehrere Journale pro Team angelegt werden.

Kalenderansichten

Über Kalender ‣ Kalenderansicht kann man alle Kalendereinträge global einsehen (pro Tag, Woche oder pro Monat).

Die Termine eines bestimmten Auftrags kann man im Detail des Auftrags (Reiter „Kalender“) sehen.

Alle Termine eines bestimmten Klienten (für alle Aufträge dieses Klienten, sowie unfakturierte Termine) kann man im Detail des Klienten (Reiter „Kalendereinträge“) sehen.

Die Termine eines bestimmten Arbeiters kann man im Detail des Arbeiters (Reiter „Anwesenheiten“) sehen.

Die Termine eines bestimmten Teams kann man im Detail des Teams (Panel „Kalendereinträge“) sehen.

Im Menü Kalender gibt es noch weitere Kalenderansichten. Zum Beispiel „Überfällig Termine“ sind Termine, die älter als eine Woche sind und bei denen man noch nicht bestätigt hat, ob sie stattgefunden haben oder nicht. Manche dieser Ansichten können vielleicht raus, und manche fehlen vielleicht noch.

Fakturierungsbereiche

Jedes Team unterliegt einem Fakturierungsbereich. Diese können konfiguriert werden und bis auf weiteres gibt es deren zwei:

  • Für punktuelle Arbeiten füllt der Arbeiter oder die Mannschaft nach jedem Einsatz eine handgeschriebene Rechnung aus und gibt sie dem Kunden.

    Die Durchschläge der Rechnungen (= Arbeitsberichte) werden im Büro gesammelt. Jeder Einsatz wird ausgehend von dieser Rechnung erfasst. Diese Einsätze müssen nicht unbedingt in Lino geplant werden. Dies betrifft die meisten Arbeitsbereiche (Garten, Umzug, ….)

    In der Praxis können auch die bisher punktuellen Einsätze schon in Lino geplant werden. In diesem Fall muss nach dem Einsatz lediglich die Rechnung vom Auftrag aus erstellt werden.

  • Für regelmäßige Dienstleistungen (sh. Auftrag mit regelmäßigen Terminen) wird die Terminplanung in Lino gemacht, und auch Rechnungen werden von Lino automatisch erstellt (siehe Fakturierung). Dies betrifft momentan die Arbeiten im Bereich Haushaltshilfe.

Dienstleistungen, die nicht an den Kunden fakturiert werden, wohl aber ans ÖSHZ.

Zum Beispiel reine Lagerbesichtungen

Hierfür muss ein Auftrag erstellt und der Termine erfasst werden, damit Lino „weiß“, dass die Zeit ans ÖSHZ fakturiert werden soll.

Einfachen Einsatz nachträglich erfassen

Erfassung eines einfachen einmaligen Einsatzes ausgehend von der händisch ausgefüllten Rechnung:

  • Klient erstellen

    • Kontakte ‣ Klienten und dort auf insert klicken.

    • Dubletten vermeiden: vorher suchen, ob er nicht schon existiert.

    • NB Das Layout des Detail-Fensters (welche Reite, und welche Elemente wo angezeigt werden) ist ein Vorschlag, der leicht anpassbar ist und bei dem der Kunde mitreden sollte (was am einfachsten direkt auf den Daten im Prototypen geht).

  • Auftrag erstellen:

    • vom Klienten aus:

      • Reiter „Fakturierung“, Panel „Aufträge“, Doppelklick auf überletzter Zeile

      • Journal auswählen, Erfassungsdatum bestätigen, Ctrl-S

    • vom Hauptmenü aus:

      • Aufträge ‣ (Auftragsjournal) und dort insert

      • Klient auswählen, Erfassungsdatum, Ctrl-S

  • Auftrag detaillieren:

    • ggf. Rechnungsempfänger angeben

    • Arbeiter erfassen

    • Fahrtkosten eintragen in „Kosten pro Einsatz“. Hier können ausser Fahrtkosten auch z.B. Verbrauchsprodukte angegeben werden. Die hier angegebenen Kosten werden für jeden stattgefundenen Termin zusätzlich zur Arbeitszeit fakturiert.

    • ggf. Beschreibung der Arbeiten

  • Auftrag ausdrucken (noch nicht programmiert)

  • Termin erfassen:

    • einzelne Termine mit insert im Panel „Termine“ im Reiter „Kalender“

    • Siehe auch Auftrag mit regelmäßigen Terminen

    • Beachte, dass der oder die im Auftrag erfassten Arbeiter automatisch in den Anwesenheiten des Termins stehen.

    • Beachte das Feld Workflow : jeder Termin steht zunächst im Status „Vorschlag“ bzw. „Geplant“, und man muss auf klicken, damit er in den Zustand „Stattgefunden“ wechselt. Ansonsten erstellt Lino keine Rechnung.

  • Escape um auf den Auftrag zurück zu springen.

  • Auf basket klicken um einen Fakturierungsplan für diesen Auftrag zu starten. Ein Fakturierungsplan ist, wenn ein Benutzer plant, eine Serie on Rechnungen erstellen zu lassen.

    Lino zeigt nun genau einen Vorschlag an, weil es nur einen Termin gibt.

  • Vergleiche den von Lino vorgeschlagenen Betrag der Rechnung mit der händisch erstellten Rechnung. Falls ein Unterschied ist: entweder Escape und den Auftrag überprüfen oder Rechnung trotzdem erstellen lassen und dann manuell bearbeiten.

  • Im Fakturierungsplan auf money klicken, um die vorgeschlagenen Rechnungen zu generieren.

  • Wenn eine Rechnung generiert wurde, steht im betreffenden Vorschlag nicht mehr ein money, sondern die anklickbare Nummer der erstellten Rechnung. Auf diese Nummer kann man klicken, um die Rechnung im Detail anzuzeigen.

Rechnung manuell bearbeiten

Man kann eine erstellte Rechnung jederzeit manuell bearbeiten:

  • Die Rechnung im Detail anzeigen (z.B. über den Fakturierungsplan, oder über Verkauf ‣ (Journal) und dann Doppelklick auf der gewünschten Rechnung).

  • Im Feld Workflow auf „Entwurf“ klicken falls die Rechnung auf „Registriert“ steht.

  • Inhalt bearbeiten

  • Im Feld Workflow auf „Registriert“ klicken, um sie wieder zu registrieren.

Auftrag mit regelmäßigen Terminen

Lino kann Terminvorschläge automatisch generieren. Dabei wird pro Klient ein Auftrag erstellt, in dem die gewünschten Wochentage und Uhrzeiten festgehalten werden. Lino generiert daraufhin Terminvorschläge. Jeder einzelne Termin kann manuell verändert werden. Die Terminvorschläge müssen in Lino bestätigt werden, wenn sie stattgefunden haben.

  • Gehe auf den Auftrag und aktiviere den Reiter „Kalender“

  • Fülle die Felder aus, die die Kriterien definieren zum Erstellen der Terminserie:

    • „Beginnt am“, „Beginnt um“ und „Endet um“ : wann der erste Einsatz stattfinden soll

    • „Enddatum“ sollte immer frei sein ausser bei Terminen, die mehrere Tage dauern

    • „Wiederholung“ und „… alle“

    • „Anzahl Termine“ und „Termine generieren bis“ : normalerweise wird nur eines dieser beiden Felder ausgefüllt. Lino hört auf, wenn die erste der beiden Grenzen erreicht ist. Falls beide Felder leer sind, wird ein konfigurierbarer Höchstwert angenommen (Konfigurierung ‣ System ‣ Site-Parameter).

    • Wenn kein Wochentag angekreuzt ist, gilt der Wochentag nicht als Kriterium

  • Klicke auf lightning und beobachte das Panel Kalendereinträge

Den Button lightning kannst du so oft betätigen wie du willst (und nach jeder Änderung in den Kriterien musst du dies selber tun). Lino verändert nur Terminvorschläge, die noch nicht manuell bearbeitet wurden.

Der Button dient dazu, die Anwesenheitslisten der erstellten Terminvorschläge zu aktualisieren. Also wenn du einen Arbeiter im Auftrag auswechselst, nachdem du schon auf lightning geklickt hattest, möchtest du wahrscheinlich auch auf klicken. Auch hier werden natürlich nur Termine aktualisiert, die noch nicht stattgefunden haben

Aufträge drucken

Auf den Button printer klicken. Lino öffnet dann das druckbare PDF-Dokument in einem neuen Browserfenster. Beim ersten Mal muss der Browser gesagt bekommen, dass Lino neue enster öffnen darf.

Inhalt und Layout des gedruckten Dokuments sind noch zu besprechen.

Rechnungen an die ÖSHZ

Rechnungen an die ÖSHZ werden auf Basis der erfassten Termine erstellt, unabhängig der tatsächlich an den Kunden fakturierten Dienstleistungen. Nullrechnungen sind also nicht nötig. Wohl aber ist ein Auftrag nötig, denn sonst hat Lino ja keine Ahnung, wer der Klient ist.

Der Rechnungsinhalt könnte automatisch von Lino generiert werden.

Momentan gilt die pragmatischse Vorgehensweise, dass man pro Gemeinde pro Quartal folgendes macht:

  • In das Journal gehen (z.B. Buchhaltung ‣ Gemeinderechnungen)

  • insert um eine neue Rechnung zu erstellen. Als Partner die Gemeindeverwaltung (das ÖSHZ) auswählen.

  • Papierart muss sein „Dienstleistungsbericht“ (das kann man schon in den Stammdaten der Gemeinde eintragen).

  • Fakturierbare von / bis aufüllen

  • Leere Rechnung ausdrucken (auf den Button printer klicken).

    Der Dienstleistungsbericht zeigt automatisch alle Klienten, die im gleichen Ort wie die Verwaltung oder einem untergeordneten Ort wohnen. Siehe Konfigurierung ‣ Orte ‣ Orte, Kolonne „Teil von“.

  • Eventuell die tatsächlich fakturierten Zahlen manuell eingeben.