Wortschatz und Grundbegriffe

Hauptbildschirm

Im Hauptbildschirm haben wir das Hauptmenü, die sogenannten Schnellverbindungen, eventuelle Willkommensnachrichten und dann das Dashboard, d.h. eine Serie von Tabellen mit diversen Daten. Das Dashboard ist konfigurierbar pro Benutzer.

Kontakte

Als Partner bezeichnen wir allgemein jede Einzelperson oder Gruppe, die als Geschäftspartner, Rechnungsempfänger, Klient, Arbeiter oder sonstiger Kontakt fungieren kann. Jeder Partner kann unterschiedliche Rollen oder gar parallele Rollen je nach Auftragstyp oder Finalität einer Dienstleistung haben.

Die Datenbankstruktur unterscheidet fünf Partnerarten: Personen, Klienten, Arbeiter, Haushalte und Organisationen. Klienten und Arbeiter sind eigentlch eine Unterart von Personen. Ein Klient oder Arbeiter ist immer auch eine Person. Eine gleiche physische Person kann theoretisch zugleich Kontaktperson einer Firma, Arbeiter und auch Klient sein. Der Unterschied zwischen Person, Arbeiter und Klient ist also lediglich Ansichtssache und man kann von einer Ansicht zur anderen wechseln („Ansicht als Person, Arbeiter [❌], Klient [❌]“).

Jede Person kann Kontaktperson für eine oder mehrere Organisationen sein und kann dort jeweils eine Funktion ausüben.

Pro Partner können mehrere Adressen hinterlegt werden. Eine davon sollte als primär markiert sein (nur diese Adresse wird tatsächlich benutzt). Mögliche Adressenarten können definiert werden (z.B. „Referenzadresse“ oder „Wohnsitz“). Auf „Adressen verwalten“ klicken, um diese Adressen zu bearbeiten.

Idem für Kontaktangaben (Telefon, GSM und E-Mail).

Die Einkommenskategorie eines Klienten bestimmt den Tarif, der für Arbeiten fakturiert wird. Siehe Fakturierung.

Haushaltszusammensetzung und familiäre Beziehungen

Damit die Suche und die familiäre Einschätzung einfacher ersichtlich wird, können für jeden Klienten auch deren Haushaltszusammensetzungen und familiäre Beziehungen erfasst werden.

Ein Haushalt ist eine informale Gruppe von Personen, die zusammen wohnen. Eine Person kann im Laufe der Zeit mehreren Haushalten als Mitglied angehören. Ein Haushalt sollte als primär markiert sein. Die Haushaltszusammensetzung zeigt alle Mitglieder des primären Haushalts.

Familiäre Beziehungen sind Beziehungen von Person zu Person, die unabhängig von der Wohnung existieren.

  • Beispiel : Kontakte ‣ Personen und nach Hubert Frisch suchen. Dennis Frisch Beziehungen anschauen und Mitgliedschaften korrigieren: Dennis ist Pflegekind (nicht Kind) in zwei Haushalten.

Kalenderverwaltung

Ein Kalendereintrag ist, wenn zu einem bestimmten Zeipunkt (Datum und Uhrzeit Beginn und Ende) etwas stattfindet, das in unserem Kalender erwähnt werden soll.

Ein Termin ist ein Kalendereintrag, den ein bestimmter Mitarbeiter mit einem bestimmten Klienten verabredet hat. Zum Beispiel sind Urlaubstage oder Feiertage zwar Kalendereinträge, aber keine Termine.

Ein Einsatz ist ein Termin im Rahmen eines Auftrags (siehe Einsätze). Man kann in Lino auch Termine verwalten, die keine Einsätze sind, also nicht mit einem Auftrag verknüpft sind (z.B. interne Besprechungen, Urlaubstage, sonstige Termine der Mitarbeiter, …).

Der Autor eines Kalendereintrags ist der administrative Mitarbeiter, der den Kalendereintrag erstellt hat (manuell oder automatisch). Generell kann man für jeden Kalendereintrag Anwesenheiten erfassen (Gruppenkalender, Versammlungen oder Veranstaltungen planen…).

Aufträge

Ein Auftrag ist, wenn man eine Serie von Einsätzen plant, bei denen eine Serie von Arbeitern eine bestimmte Aufgabe für einen bestimmten Klienten verrichtet. Die Serie von Arbeitern beschränkt sich oft auf einen einzigen Arbeiter. Die Serie von Einsätzen kann sich auf einen einzigen Einsatz beschränken.

Ein Auftrag muss immer einem Klienten zugewiesen sein und kann optional einen anderen Partner als Rechnungsempfänger haben.

Jeder einzelne Einsatz hat eine Liste der anwesenden Arbeiter, die prinzipiell immer die Gleiche (im Auftrag konfigurierte) ist, die sich unter Umständen jedoch von Mal zu Mal ändern kann. Siehe auch „Ersatzsuche“.

Im Auftrag können neben den vorgesehenen Arbeitern auch Fahrtkosten und sonstige planbare Nebenkosten erfasst werden, die pro Einsatz fakturiert werden.

Aufträge sind in Journale gruppiert. Ein Journal ist eine Serie von chronologisch geordneten und durchlaufend nummerierten Dokumenten.

Um die verschiedenen Tätigkeitsbereiche des Betriebs zu differenzieren, kann der Systemverwalter Teams konfigurieren. Menü Konfigurierung ‣ Kalender ‣ Teams.

Pro Journal kann man definieren, welches Team für die Aufträge in diesem Journal zuständig ist. Ein Team kann für mehrere Journale zugleich zuständig sein. Was man nicht sagen kann: „für dieses Journal ist mal dieses und mal jenes Team zuständig“.

Einsätze

Ein Einsatz ist ein Termin im Rahmen eines Auftrags, d.h. ein Kalendereintrag, der mit einem Auftrag verknüpft ist.

Bei einem Einsatz ist normalerweise ein Arbeiter anwesend. Gegebenenfalls auch mehrere Arbeiter (z.B. Umzüge, Haushaltshilfe). Gegebenenfalls auch niemand (z.B. in einem stornierten Einsatz).

Die bei einem Einsatz anwesenden Arbeiter stehen im Panel „Anwesenheiten“ und werden dort automatisch auf Basis des Auftrags eingetragen.

Der Einsatz gilt als Grundlage für die Fakturierung. Ohne Einsatz keine Rechnung. Ob ein Einsatz bereits fakturiert ist, kann man im Detail dieses Einsatzes (Reiter „Mehr“) sehen. Dort stehen sowohl Dienstleistungen als auch Nebenkosten,

Aufgaben

Eine Aufgabe ist eine Notiz über etwas, das erledigt werden muss. Und zwar normalerweise von einer bestimmten Person für ein bestimmtes Datum. Eventuell auch einem bestimmten Auftrag zugeordnet

Fakturierung

Für punktuelle Arbeiten füllt der Arbeiter oder die Mannschaft nach jedem Einsatz eine handgeschriebene Rechnung aus und gibt sie dem Kunden. Die Durchschläge der Rechnungen (= Arbeitsberichte) werden im Büro gesammelt. Jeder Einsatz wird ausgehend von dieser Rechnung erfasst. Diese Einsätze brauchen nicht in Lino geplant zu werden. Dies betrifft die meisten Arbeitsbereiche (Garten, Umzug, ….)

In der Praxis können auch die bisher punktuellen Einsätze schon in Lino geplant werden. In diesem Fall muss nach dem Einsatz allerdings die Rechnung vom Auftrag aus erstellt werden.

Für regelmäßige Dienstleistungen wird die Terminplanung in Lino gemacht. Hier muss vorher jeder einzelne Einsatz bestätigt werden. Dies betrifft momentan die Arbeiten im Bereich Haushaltshilfe.

Lino Presto bietet ein angepasstes System, um die Preise der Fakturierung zu ermitteln. Dabei wird die Einkommenskategorie des Klienten und die Art der Arbeit berücksichtigt. Siehe Konfigurierung ‣ Produkte ‣ Preisregeln und Konfigurierung ‣ Produkte ‣ Dienstleistungen.

Jedes Team unterliegt einem Fakturationsbereich. Diese können konfiguriert werden unter Konfigurierung ‣ Verkauf ‣ Fakturationsbereiche.

Dokumente drucken

Auf den Button print printer klicken. Lino öffnet dann das druckbare PDF-Dokument in einem neuen Browserfenster. Beim ersten Mal muss der Browser gesagt bekommen, dass Lino neue Popup-Fenster öffnen darf.

Inhalt und Layout der gedruckten Dokumente sind noch zu besprechen.

Grund der Anfrage

Pro Klient kann ein Grund der Anfrage (oder mehrere) angegeben werden im Panel Interessen (im Reiter „Klient“). Die Themen, für die sich ein Klient interessieren kann, sind konfigurierbar unter Konfigurierung ‣ Themen ‣ Themen. Falls nötig können diese Bezeichnungen und/oder ihre Einordnung geändert werden.

Bin nicht sicher, wozu diese Information gebraucht wird.

Dienstleistungen ohne Auftrag

Zum Beispiel reine Lagerbesichtungen sind Dienstleistungen, die nicht an den Kunden fakturiert werden, wohl aber ans ÖSHZ.

Hierfür muss ein Auftrag erstellt und der Termin als Einsatz erfasst werden, damit Lino „weiß“, dass die Zeit ans ÖSHZ fakturiert werden soll.

Ist noch nicht definitiv.